1. Introduction
Tennis Canada accorde la plus grande attention à la protection de vos renseignements personnels. La présente politique de confidentialité explique comment nous recueillons, utilisons, protégeons et divulguons les renseignements personnels de nos employés, donateurs, bénévoles, joueurs, entraîneurs, clients, entrepreneurs, utilisateurs du Web et partenaires, et ce, en tout temps. Pour ce faire, elle met en œuvre des procédures et des solutions techniques conformes aux normes de cybersécurité et aux règlements applicables, en particulier la Loi 25 qui modernise les dispositions législatives sur la protection des renseignements personnels au Québec.
La présente politique de confidentialité a été mise à jour et publiée le 21 Juillet 2023.
2. Portée
Cette politique générale s’applique à tous les services de Tennis Canada établis dans toutes les provinces du Canada et traitant des renseignements personnels hébergés dans le pays.
Un « renseignement personnel » est tout renseignement qui se rapporte à une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Cette définition s’applique aux renseignements recueillis et conservés par Tennis Canada ou par un tiers partenaire, peu importe la nature de leur support et la forme sous laquelle ils sont accessibles.
Cette politique de confidentialité ne s’applique pas aux pratiques des tierces parties que Tennis Canada ne possède pas ou ne contrôle pas (comme les sites Web de tierces parties accessibles à partir de nos sites Web) ni aux personnes que Tennis Canada n’emploie pas ou ne gère pas.
Les termes « nous », « notre » ou « nos » utilisés dans cette politique de confidentialité désignent les unités commerciales de Tennis Canada responsables du traitement des renseignements personnels.
3. Gestion des renseignements personnels
3.1 Renseignements personnels recueillis
Les catégories de renseignements personnels que nous recueillons sont énumérées ci-dessous (liste non exhaustive) :
- Informations d’identification : nom, prénom, adresse postale, numéro de téléphone mobile, adresse électronique, code postal, pays, etc.
- Données bancaires : numéros de carte de crédit (le cas échéant), autres renseignements relatifs au paiement, etc.
- Renseignements sur l’activité informatique et numérique : adresse IP, adresse MAC, journaux, type d’appareil, données d’utilisation, données de suivi et témoins de connexion, etc.
- Renseignements sur le compte : rôle et permissions, paramètres et préférences, ouverture de session, etc.
- Renseignements relatifs à la candidature et à l’emploi (employés, bénévoles).
Données de suivi et témoins de connexion : les témoins de connexion sont de petits fichiers qui peuvent être téléchargés sur l’appareil du visiteur lorsqu’il visite et utilise les sites Web de Tennis Canada. Ils permettent de reconnaître les appareils et de stocker des informations sur les préférences ou les actions antérieures des utilisateurs. Tennis Canada utilise des témoins de connexion pour mémoriser les préférences des utilisateurs, optimiser la conception de nos sites Web ou à des fins commerciales et promotionnelles. Les témoins de connexion aident également à déterminer les sections les plus populaires de nos sites Web et permettent à Tennis Canada de fournir un contenu qui répond plus précisément aux besoins des clients, tout en améliorant le service.
3.2 Méthode de collecte de renseignements personnels
Tennis Canada recueille les renseignements personnels qui lui sont fournis directement, ceux recueillis lorsque vous utilisez nos services (y compris nos sites Web), ceux reçus de tierces parties et ceux que vous fournissez lorsque vous interagissez avec Tennis Canada en ligne.
- Directement des personnes : Tennis Canada recueille vos renseignements personnels lorsque vous nous les fournissez par l’entremise de nos sites Web et que vous posez votre candidature aux offres d’emploi affichées sur nos sites Web.
- Renseignements personnels recueillis lorsque vous utilisez les services de Tennis Canada : Nous recueillons des renseignements, comme les données d’utilisation, lorsque vous utilisez l’un de nos services. Lorsque vous utilisez nos sites Web, des renseignements peuvent être recueillis sur l’appareil et le navigateur que vous utilisez. Nous pouvons recueillir l’adresse IP et d’autres renseignements généraux sur la façon dont vous utilisez nos sites Web ou d’autres services (par exemple, des mesures globales sur la fréquence d’accès et de visionnement de certaines pages de nos sites Web). Les renseignements peuvent également être collectés à l’aide de témoins de connexion ou d’autres technologies.
- Renseignements personnels recueillis auprès d’autres sources ou de tiers : Tennis Canada obtient certains types de renseignements personnels de sources tierces, en conformité avec les procédures d’autorisation et les paramètres de confidentialité de ces tierces parties.
3.3 Utilisation des renseignements personnels
Nous recueillons et traitons les renseignements personnels fournis avec le consentement de l’intéressé aux fins énoncées ci-dessous :
- utilisation des services offerts par Tennis Canada (p. ex. vente de billets, vente au détail en ligne, développement du tennis, lettre d’information par courriel);
- personnalisation de nos sites Web/de l’application, gestion du profil et interactions avec Tennis Canada;
- commercialisation et segmentation des utilisateurs (p. ex. visiteurs de nos sites Web, clients, donateurs);
- communications commerciales relatives à Tennis Canada ou à des entreprises partenaires sélectionnées;
- recrutement et vérification des antécédents;
- à des fins d’analyse, de recherche et de développement;
- audit, signalement, enquêtes et respect des obligations légales;
sauf dans les cas prévus par la loi, le consentement à la divulgation de vos renseignements personnels doit être explicite, libre, éclairé et destiné aux fins définies ci-dessus. Le consentement est recueilli séparément selon les finalités prévues et n’est valable que pour la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles il a été demandé.
Les renseignements personnels peuvent toutefois être utilisés à d’autres fins sans le consentement de la personne concernée :
- lorsque l’utilisation se fait à des fins compatibles avec celles pour lesquelles elles ont été collectées;
- lorsque l’utilisation est manifestement au bénéfice de la personne concernée;
- lorsque leur utilisation est nécessaire à des fins d’étude, de recherche ou de production de statistiques et qu’elles sont anonymisées.
3.4 Partage des renseignements personnels
Nous pouvons partager vos renseignements avec nos prestataires de services. Nous utilisons par exemple Shopify pour notre marchandisage. Ces prestataires de services peuvent traiter ou stocker vos renseignements personnels en notre nom.
Les renseignements personnels recueillis peuvent être stockés, traités et transférés dans tout pays ou toute région où Tennis Canada exerce ses activités afin de nous permettre d’utiliser ces renseignements conformément à la présente politique. Dans l’éventualité d’un transfert à l’extérieur de la province de Québec, nous effectuerons et officialiserons une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée afin de vérifier que les renseignements personnels bénéficieront de la protection et de la confidentialité appropriées.
3.5 Durée de conservation limitée des renseignements personnels
Nous conservons les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles ils ont été recueillis ou si cela est nécessaire pour respecter les obligations légales et contractuelles. Les périodes de conservation sont déterminées en fonction du type d’information recueillie et de la raison pour laquelle elle est recueillie, en tenant compte des exigences applicables à la situation et de la nécessité de détruire l’information périmée et inutilisée dans les meilleurs délais raisonnables.
3.6 Protection des renseignements personnels
Tennis Canada se conforme aux règlements et aux normes imposées en matière de protection des renseignements personnels et de sécurité des systèmes d’information. Des évaluations de sécurité sont effectuées pour garantir la fiabilité de notre système de gestion de la confidentialité et de la cybersécurité.
Nous appliquons des mesures techniques, organisationnelles et d’intervention en cas d’incident pour protéger les renseignements personnels, notamment :
- l’identification des renseignements personnels et des données sensibles;
- l’analyse des risques liés à la gestion des renseignements personnels;
- la gouvernance de la sécurité des systèmes d’information : organisation, politiques et procédures, rôles et responsabilités;
- les moyens techniques (protection, détection, cryptage);
- les sauvegardes et la récupération;
- la protection physique (serveurs, PC).
4. Vos droits et la façon de les exercer
Conformément aux lois en vigueur, vous pouvez exercer les droits suivants en ce qui concerne les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet :
- le droit à l’accès à vos renseignements personnels – vous avez le droit d’accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et d’en obtenir un exemplaire.
- le droit à la rectification de vos renseignements personnels – vous avez le droit de faire rectifier vos renseignements personnels s’ils sont incorrects ou obsolètes et/ou de les faire compléter s’ils sont incomplets.
- le droit au retrait de votre consentement à l’utilisation ou à la divulgation des renseignements personnels – toutefois, il convient de noter que, dans certains cas, le retrait du consentement entraînera l’impossibilité pour Tennis Canada de vous fournir les services pour lesquels les renseignements sont nécessaires à la réalisation de l’opération ou à l’exécution de la demande.
- le droit à l’oubli – dans certains cas, vous avez le droit de faire effacer ou supprimer vos renseignements personnels. Toutefois, nous pouvons avoir des motifs légaux ou légitimes de conserver vos renseignements personnels.
Si vous souhaitez avoir accès à vos renseignements personnels, les modifier ou si vous n’êtes pas satisfait du traitement de vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec le délégué à la protection des données de Tennis Canada par les moyens suivants :
- Courriel : protectiondesrenseignements@tenniscanada.com
- Adresse postale : 285, rue Gary-Carter, Montréal, Québec H2R 2W1
- Téléphone : 514 273-1515
La procédure de demande d’accès à vos renseignements personnels est gratuite. La transmission de tout renseignement personnel est assujettie à la vérification de l’identité du demandeur selon la procédure en vigueur au sein de Tennis Canada.